Doküman yönetimi, e-posta, görevler, toplantılar, talepler ve çağrı merkezi — bunlar Minerva`da ERP`nin yanına eklenmiş ayrı ürünler değil, sistemin merkezinde tasarlanmış bileşenlerdir.
Bu nedenle her biri, sistemdeki her iş nesnesiyle ilişkilendirilebilir. Bir sipariş formundayken o ürüne ait teknik çizimi, geçmiş yazışmayı ve açık şikâyet kaydını aynı ekranda görürsünüz.
Bu sayfada anlatılan bileşenlerin tamamı, Minerva`da sistemin merkezinde olacak şekilde tasarlanmıştır. Bu, mimari bir tercihtir ve tek bir sonuç doğurur:
bu bileşenler sistemdeki tüm işlemlerde kullanılabilir ve tüm iş nesneleriyle ilişkilendirilebilir.
Somut bir örnekle:
Bir ürün için dijital varlık sisteminde tanımlanmış tüm nesneler — imaj, PDF, HTML doküman, XML doküman, metin, çizim, ikon — o ürünle ilişkilidir.
Bu nedenle ürün kartında görüntülenirler.
Aynı nedenle, ürünün kullanıldığı bütün işlemlerde de görüntülenir ve kullanılabilirler.
Sipariş formundayken ürüne ait tüm dijital varlıklar ve her türlü ürün özelliği elinizin altındadır.
Bu davranış bir entegrasyon çalışmasının sonucu değildir. Bileşen merkezde tasarlandığı için ilişki kurmak varsayılan durumdur; ayrıca yapılandırma gerektirmez.
Merkezi bileşenler ve iş nesneleri
Her merkezi bileşen, herhangi bir veya birden çok iş nesnesiyle ilişkilendirilebilir
Merkezi bileşenler
Dijital Varlık ve Doküman
Kişisel Aktivite
Kurumsal Aktivite - Etkinlik
Toplantı
Mesaj
E-Posta
İş ve Talep
Çağrı
İş Nesneleri
Ürün / Nesne
Müşteri
Tedarikçi
Personel
Sipariş
İrsaliye
Fatura
Üretim İş Emri
Proje
Varlık / Ekipman
Fiziksel Konum
...
Her bir Merkezi bileşen ve/veya İş Nesnesi birbirleriyle ilişkilendirilebilir
İlişki tek yönlü değildir. Bir dokümandan ilişkili olduğu siparişe, bir çağrıdan ilgili üretim iş emrine, bir e-postadan ilgili müşteri kartına geçilebilir.
Ayrı sistemler kurduğunuzda soru şudur
“Bu iki sistemi nasıl konuşturacağız?” Bileşen merkezde tasarlandığında bu soru hiç sorulmaz — çünkü ortada konuşturulacak iki sistem yoktur.
Dijital varlık ve doküman yönetimi
Her türlü dijital varlığı sistemde tutmak mümkündür: imaj, PDF, HTML doküman, XML doküman, metin, teknik çizim, ikon ve benzerleri.
Yetenekler
Tercihe bağlı olarak veri tabanında BLOB alanlarda veya fiziksel dosya olarak saklama.
Her dosya için ayrıntılı yetkilendirme.
Dizin tanımlama ve dizin bazında yetkilendirme.
Doküman versiyonlarının tutulması ve takibi.
Her dijital varlığın ilgili iş nesnesiyle ilişkilendirilmesi.
Saklama biçiminin seçilebilir olması pratik bir konudur. Küçük ve sık erişilen dosyalar için veri tabanı içi saklama işlem bütünlüğü ve yedekleme kolaylığı sağlar;
büyük hacimli teknik çizim veya video arşivleri için dosya sistemi daha uygundur. Karar projede birlikte verilir.
Bağlamın önemi
Doküman yönetiminde asıl mesele dosyayı saklamak değil, doğru anda önünüze gelmesidir. Bir ürünün montaj çizimi, ürün kartında durduğu kadar sipariş
girişinde, üretim iş emrinde ve servis kaydında da anlamlıdır. Minerva`da dosya tek bir yerde durur, ancak ilişkili olduğu her bağlamda görünür.
Ayrı doküman sistemi
Dosya paylaşımlı bir sürücüde veya ayrı bir portalda durur.
Kullanıcı ERP ekranından çıkar, doğru klasörü arar, doğru versiyonu bulmaya çalışır.
Yetkilendirme iki ayrı sistemde ayrı ayrı yönetilir; ikisi zamanla birbirinden ayrışır.
Minerva
Dosya, ilişkili olduğu iş nesnesinin üzerinden erişilir.
Sipariş formundan çıkmadan ürünün çizimine ve teknik dokümanına ulaşılır.
Yetki tek yerde tanımlanır; dosya ve iş verisi aynı yetki modelini kullanır.
Kişisel aktivite yönetimi
Görevler ve yapılacak işler
Kişilere atanan görevler sistemde tutulur ve izlenir. Görev, bir iş nesnesiyle ilişkilendirildiğinde bağlamını kazanır: bir müşterinin siparişine bağlı görev, siparişin ekranından da görünür.
Yapılmış işler
Herhangi bir kullanıcının veya şahsın yaptığı işler, tüm ayrıntılarıyla kayıt altındadır. Bu, iki ayrı ihtiyacı karşılar: iş yükünün görünür olması ve geriye dönük izlenebilirlik.
Bir müşteri “bu konu daha önce konuşulmuştu” dediğinde, kimin ne zaman ne yaptığını aramak yerine kaydı açarsınız. Personel değişikliğinde de devir teslim, sözlü aktarıma değil kayda dayanır.
Ölçme değil, görünürlük.
Aktivite kaydının amacı çalışan denetlemek değil, işin nerede olduğunu bilmektir. Bu ayrımı sistem yapamaz — kurum kültürü yapar. Sistemin sağladığı şey, kararın veriye dayanmasıdır.
Kurumsal aktivite ve etkinlik yönetimi
Şirketin düzenlediği veya katıldığı etkinlikler sistemde yönetilir.
Aktivite - Etkinlik türleri
Fuarlar
Geziler
Sunumlar
Spor aktiviteleri
Sanat aktiviteleri
Diğer kurumsal etkinlikler
Bir fuarın sistemde kayıtlı olmasının somut karşılığı vardır
Fuarda görüşülen kişiler iş ortağı kayıtlarıyla, oluşan teklif ve siparişler o etkinlikle, harcamalar ise ilgili bütçe kalemiyle ilişkilendirilir. Etkinliğin getirisini yıl sonunda tahmin etmek yerine ölçebilirsiniz.
Toplantı Yönetimi
Hangi amaçla olursa olsun yapılan tüm toplantılar sistemden yönetilebilir.
Kapsam
Katılımcılar — tüm ayrıntılarıyla.
Toplantı ajandası — tartışılan konular ve varılan sonuçlar.
Toplantı notu — sonucun kaydı ve ilgili kişilere dağıtımı.
Toplantı kaydı da bir iş nesnesiyle ilişkilendirilebilir. Bir tedarikçiyle yapılan fiyat görüşmesi, o tedarikçinin kartından; bir proje toplantısı, projenin ekranından görünür.
Kurumsal hafızanın en çok kaybedildiği yer toplantılardır
Kararın kendisi kayıt altına alınsa bile, o kararın hangi tartışmadan çıktığı çoğu zaman kaybolur. Aynı konu bir yıl sonra yeniden açıldığında, sıfırdan başlanır.
Kişisel mesajlaşma sistemi
Her kullanıcı, bir başka kullanıcıya veya kullanıcı grubuna sistem içinden mesaj gönderebilir. İşleyiş e-postaya benzer; fark, mesajın işin geçtiği yerde kalmasıdır.
Bunun neden önemli olduğunu bir örnekle anlatalım
Bir siparişte özel bir teslimat koşulu var ve satış ile lojistik bunu aralarında konuşuyor. Bu konuşma bir mesajlaşma uygulamasında geçtiğinde, üç ay sonra sipariş sorgulandığında hiçbir yerde görünmez.
Sistem içi mesajlaşmada ise konuşma o siparişe bağlıdır.
Kurum içi mesajlaşma ile
Kurum içi iletişim, iş verisiyle aynı yetki modeli altında yürür.
Konuşma, ilgili iş nesnesinin bağlamında kalır.
Personel ayrıldığında yazışma kurumun elinde kalır, kişisel bir hesapta değil.
E-posta sistemi
E-posta sistemini kurguladığınızda, tüm postaları Minerva üzerinden gönderip alabilirsiniz. Minerva e-posta bileşeni, e-postadan beklenen tüm özelliklere sahiptir.
Başka bir sistem kullanıyorsanız
E-posta trafiğiniz başka bir servis üzerinden yürüse bile — kurumsal Gmail, Exchange veya benzeri — postalar Minerva`ya aktarılabilir. Bu aktarımın somut faydası şudur:
e-postalar sistemdeki müşteri, tedarikçi, personel ve diğer kayıtlarla ilişkilendirilir ve sistemin bütünleşik bir parçası haline gelir.
Hiyerarşik görünürlük
Tanımlanan hiyerarşik yetki çerçevesinde, kişisel olmayan tüm e-postalar görünür hale gelir. Bunun karşılığı gündelik işte nettir:
Satış temsilcisi izne çıktığında müşteriyle olan yazışma erişilebilir kalır.
Bir sipariş anlaşmazlığında, hangi koşulun hangi yazışmada kabul edildiği bulunabilir.
Personel ayrıldığında kurumsal yazışma geçmişi şirkette kalır.
Yeni gelen kişi, devraldığı hesabın geçmişini okuyarak işe başlar.
Burada dikkatli olunması gereken bir konu var.
Çalışan yazışmalarına erişim, KVKK ve iş hukuku açısından düzenlenmesi gereken bir alandır. Minerva bu erişimi teknik olarak mümkün kılar ve hiyerarşik yetkiyle sınırlandırır; ancak kapsamın belirlenmesi, çalışanların
bilgilendirilmesi ve kişisel yazışmanın ayrılması kurumun politika kararıdır. Projede bu politikayı birlikte tanımlamanızı öneririz — teknik olarak yapılabilir olması, her kapsamın uygun olduğu anlamına gelmez.
İş ve talep yönetimi
Yetki dâhilindeki tüm kullanıcılar iş ve talep kaydı yaratabilir ve akıbetini izleyebilir. Tüm iş ve talep kayıtları, sistemdeki her türlü iş nesnesiyle ilişkilendirilebilir — sipariş, irsaliye, fatura, üretim iş emri, proje ve diğerleri.
İş ve talep tipleri
Talep – İstek
Sorun – Problem
Kaza – Olay
Öneri – Fikir
Şikâyet
Bu tiplerin ayrı ayrı tanımlanmış olması bilinçli bir tercihtir. Bir kaza kaydı ile bir öneri kaydı aynı şey değildir; farklı ele alınmaları, farklı sürelerde kapanmaları ve
farklı raporlanmaları gerekir. Tek bir “talep” havuzunda toplandıklarında bu ayrım kaybolur.
İlişkilendirmenin değeri
Bir problem kaydının hangi üretim iş emrine bağlı olduğu bilindiğinde, aynı iş emrinden çıkan diğer problemleri de görebilirsiniz. Bir müşteri şikâyetinin hangi irsaliyeye
bağlı olduğu bilindiğinde, o sevkiyattaki diğer kalemleri kontrol edebilirsiniz. Bağlantı olmadan bunların hiçbiri yapılamaz; her kayıt tek başına bir metin olur.
Çağrı merkezi sistemi
Müşteriden, tedarikçiden, personelden ve her türlü iş ortağından gelen tüm çağrılar sistemde tutulur, yönetilir ve akıbetleri izlenir. Talep, şikâyet, teşekkür, sorun bildirimi — hepsi kayıt altına alınır.
Tüm çağrılar sistemdeki tüm işlemlerle ilişkilendirilebilir. Bu, çağrı merkezini ayrı bir birim olmaktan çıkarır.
Özellikle çok personeli olan şirketlerin ve/veya hukluksal vakaların yoğunlukta olduğu şirketler açısından çok avantaj sağlar.
Ayrı sistemlerin görünmeyen maliyeti
Bu bileşenlerin her biri için piyasada ayrı ve iyi ürünler vardır. Doküman için bir ECM, e-posta için bir posta altyapısı, görev için bir iş takip aracı, çağrı için bir biletleme sistemi. Hiçbiri kötü ürün değildir.
Sorun ürünlerde değil, aralarındaki boşluktadır. O boşluk her zaman bir bedelle doldurulur.
Bedel
Entegrasyon geliştirme. İlk kurulum maliyeti görünür; asıl maliyet, her iki taraf sürüm geçtiğinde tekrar eden bakımdır.
Çift kullanıcı yönetimi. Aynı kişi birden fazla sistemde tanımlanır. İşten ayrılışlarda hesapların hepsinin kapatıldığından emin olmak ayrı bir süreçtir.
Ayrışan yetki modelleri. ERP`de göremediği bir veriyi kullanıcı doküman sisteminde görebilir. Bu, zamanla fark edilmeyen bir güvenlik açığına dönüşür.
Kopuk raporlama. Çağrı sayısı bir yerde, sipariş sayısı başka yerde. İkisini birleştirmek için üçüncü bir araç gerekir.
Kullanıcı sürtünmesi. Ekran değiştirmek saniyeler alır; günde otuz kez tekrarlandığında alışkanlığa dönüşmez ve kayıt tutulmaz.
Toplam lisans yükü. Aynı kullanıcı için dört ayrı abonelik ödenir.
Entegrasyon projelerinde en sık yapılan hata
Maliyeti tek seferlik varsaymaktır. Oysa entegrasyon bir kurulum değil, ömür boyu süren bir bakım yükümlülüğüdür. Sistemlerden biri sürüm geçtiğinde fatura yeniden gelir.
Bu yapı size ne kazandırıyor
Sipariş girişi sırasında teknik soru
Ayrı sistemlerde: müşteri telefonda beklerken temsilci ürünün çizimini bulmak için paylaşımlı sürücüyü açar, doğru versiyonu aramaya çalışır.
Minerva`da sipariş formundan çıkmadan ürüne ait çizim, teknik doküman ve tüm özellikler görüntülenir.
Müşteri şikâyeti geliyor
Ayrı sistemlerde: çağrı kaydı açılır, sipariş bilgisi elle aranır, ilgili yazışma başka bir kişinin posta kutusundadır.
Minerva`da çağrı ilgili siparişe bağlanır; o siparişe ait yazışmalar, dokümanlar ve önceki talepler aynı ekrandan görünür.
Satış temsilcisi işten ayrılıyor
Ayrı sistemlerde: müşteri yazışmaları kişisel posta kutusunda, notlar kişisel dosyalarda, sözlü taahhütler hiçbir yerde kalır.
Minerva`da hiyerarşik yetki çerçevesinde yazışma, görev geçmişi ve toplantı notları kurumda kalır; devralan kişi bağlamı okuyarak başlar.
Aynı üründe tekrarlayan sorun
Ayrı sistemlerde: çağrı kayıtları biletleme sisteminde, üretim verisi ERP`de. İlişki ancak birileri fark ederse kurulur.
Minerva`çağrılar üretim iş emirleriyle ilişkili olduğu için parti bazında yoğunlaşma doğrudan raporlanır.
Fuar sonrası değerlendirme
Ayrı sistemlerde: fuar masrafı muhasebede, görüşülen kişiler bir tabloda, gelen siparişler ERP`de. Getiri hesabı elle yapılır.
Minerva`da etkinlik bir kayıttır; temaslar, teklifler, siparişler ve giderler ona bağlanır. Getiri hesaplanabilir bir sayıdır.
Bir yıl önceki karar sorgulanıyor
Ayrı sistemlerde: toplantı notu birinin bilgisayarında, karara götüren tartışma hiçbir yerde yoktur.
Minerva`da toplantı ajandası, tartışma ve sonuç kayıtlıdır ve ilgili iş nesnesine bağlıdır.
Özet karşılaştırma
Konu
ERP artı ayrı ürünler
Minerva
Bileşenlerin konumu
ERP çekirdeğinin dışında, köprülerle bağlı
Sistemin merkezinde tasarlanmış
İlişkilendirme
Entegrasyon geliştirmesiyle, sınırlı kapsamda
Varsayılan davranış; her bileşen her iş nesnesiyle
Doküman erişimi
Ayrı platformda; kullanıcı ekran değiştirir
İlişkili olduğu her işlem ekranında görünür
E-posta
Kişisel posta kutularında dağınık
İş ortağı ve işlem kayıtlarıyla ilişkili, hiyerarşik yetkiyle görünür
Talep ve çağrı
Ayrı biletleme sistemi; iş verisiyle bağı zayıf
Sipariş, irsaliye, iş emri ve projeye doğrudan bağlı
Yetkilendirme
Her üründe ayrı; zamanla ayrışır
Tek yetki modeli, tüm bileşenlerde geçerli
Raporlama
Birleştirme için ek araç gerekir
Tüm veri aynı sistemde; çapraz analiz doğrudan
Sürüm geçişi
Her köprü yeniden test edilir
Tek sistem, tek sürüm
Kurumsal hafıza
Kişilere ve ayrı platformlara dağılmış
İş nesnesinin etrafında toplanmış
İşin kendisi ile işin etrafındaki her şey aynı yerde
Bir siparişin sistemde kaydı vardır. Ama o siparişin etrafında dönen her şey —
müşteriyle yapılan yazışma, gönderilen teknik çizim, iç ekiple konuşulan teslimat koşulu,
sonradan gelen şikâyet ve verilen söz — çoğu kurumda başka yerlerde durur.
İşin kendisi sistemdedir; işin hikâyesi değil.
Minerva bu ikisini ayırmaz. Kendi süreçlerinizde bu bileşenlerin nereye oturacağını
görmek isterseniz, bugün en çok bağlam kaybettiğiniz noktayı birlikte konuşarak
başlayabiliriz.
